Новий рік уже на носі, і для бухгалтерів це не лише привід прикрасити офіс мішурою, а й час, коли потрібно добре покопатися у витратах. Одна з таких статей — солодкі новорічні подарунки для співробітників, їхніх дітей або ділових партнерів. З одного боку, це приємна дрібниця, яка створює святковий настрій, з іншого — завдання, де можна легко наламати дров, якщо не врахувати всі нюанси. Як зробити так, щоб закупівля пройшла гладко, подарунки всім сподобалися, а документи були в порядку? Давайте розберемо все по поличках.
Крок 1: Плануємо бюджет з розумом
Перше, з чого варто почати, — це зрозуміти, скільки компанія готова витратити. Тут усе залежить від того, скільки у вас співробітників, партнерів та інших щасливчиків, яких ви хочете порадувати. А ще від того, наскільки щедро керівництво вирішило розмахнутися цього року. Але не думайте, що це просто: взяти калькулятор, помножити кількість людей на ціну одного подарунка і готово. Є купа дрібниць, які можуть вилізти боком.
Наприклад, не забудьте про доставку — вона іноді коштує як половина коробки цукерок. Або про персоналізацію: листівки з логотипом компанії або іменні бирки — це теж гроші. А ще податки! У деяких випадках подарунки обкладаються ПДВ, і це потрібно заздалегідь закласти в бюджет. Моя порада — рахуйте вартість одного подарунка з запасом. Скажімо, для співробітників можна взяти щось простіше, гривень за 500-700, а для ключових партнерів — солідніше, десь за 1500. І обов’язково залиште резерв відсотків на 10-15 — раптом хтось забуде про свого племінника або нового клієнта, і доведеться докуповувати.
Крок 2: Шукаємо постачальника, якому можна довіряти
Тепер, коли з бюджетом визначилися, пора вибирати, у кого все це добро закуповувати. І ось тут починається найцікавіше. Постачальників солодких подарунків перед Новим роком — як ялинок на базарі, але не всі вони однаково хороші. Шукайте тих, у кого вже є досвід роботи з компаніями, а не лише з приватниками. Такі хлопці зазвичай знають, що вам потрібні не просто цукерки, а ще й документи в порядку.
Дивіться на репутацію: почитайте відгуки в інтернеті, запитайте колег з інших фірм, хто в них брав подарунки минулого року. А ще поторгуйтеся! При оптовій закупівлі знижка в 3-5 % — це цілком реально. Тільки не кидайтеся на занадто дешеві пропозиції. Один мій знайомий бухгалтер одного разу заощадив, замовивши у сумнівної контори, а в підсумку отримав коробки з прострочкою за тиждень до свята. Довелося в паніці шукати заміну — не повторюйте його помилок.
До речі, якщо плануєте закуповувати подарунки щороку, подружіться з постачальником. Постійним клієнтам часто дають бонуси або пріоритет у доставці, а це перед Новим роком на вагу золота.
Крок 3: Перевіряємо якість — щоб не було сюрпризів
Якість подарунків — це не лише про смак, а й про безпеку. Уявіть, що ви роздали коробки, а потім половина офісу скаржиться на алергію або, гірше того, на зіпсований шлунок. Щоб такого не сталося, запросіть у постачальника сертифікати відповідності та санітарні висновки. Особливо якщо у складі є горіхи, молоко або щось екзотичне — раптом у когось із співробітників непереносимість.
Терміни придатності — ще один важливий момент. Новорічні подарунки часто замовляють за місяць-два, і потрібно, щоб вони дожили до свята в найкращому вигляді. А упаковка? Вона має бути не лише красивою, а й цілою. Порвані коробки або пом’яті бантики зіпсують усе враження. Зрештою, ви ж не хочете, щоб співробітники шепотілися за вашою спиною: "Ну і подарунки нам цього року підсунули!"
Крок 4: Організовуємо доставку без головного болю
Доставка — це той етап, де все може піти не за планом. Уточніть у постачальника, скільки часу займе відправка, і додайте запас пару днів про всяк випадок. Перед Новим роком кур’єри і пошта працюють на знос, тож затримки — звичайна справа. Якщо у компанії кілька офісів або філій, заздалегідь продумайте, як розвезти подарунки за адресами. Деякі постачальники беруть це на себе, але за окрему плату.
А де зберігати подарунки до вручення? Якщо їх багато, у кабінеті під столом не сховаєш. Може, доведеться зняти невелике приміщення або домовитися зі складом. І не забудьте про збереження: дорогі набори краще застрахувати на час транспортування, особливо якщо вони їдуть через пів країни. Одного разу я бачила, як коробки з подарунками впустили при розвантаженні — половина цукерок перетворилася на крихту. Не відкладайте замовлення на грудень — попит перед святом злітає, і ви ризикуєте залишитися з порожніми руками.
Крок 5: Оформлюємо документи, щоб податкова не придиралася
Ну і нарешті, найулюбленіше для будь-якого бухгалтера — папірці. Тут головне — не розслаблятися, навіть якщо подарунки вже на складі і всі задоволені. Вам потрібні: договір з постачальником, рахунок-фактура, товарна накладна. Перевірте, щоб усюди були правильні реквізити, кількості та суми збігалися, а найменування товарів звучали так, як у договорі. Наприклад, не просто "подарунок", а "набір кондитерських виробів новорічний 500 г.".
Якщо подарунки для співробітників, вирішіть, як їх провести по бухгалтерії: як витрати на соціальні потреби чи як премію. Від цього залежить оподаткування, тож краще заздалегідь уточнити у керівництва. І не забудьте відобразити все в обліковій системі — щоб потім не шукати загублені накладні в купі передноворічного хаосу. А ви знали, що правильно оформлений подарунок може стати ще й способом трохи оптимізувати податки? Головне — усе зробити з розумом.
Часті косяки, яких краще уникнути
Давайте чесно: у передноворічній метушні легко щось пропустити. Ось топ-5 помилок, які я бачила найчастіше:
- Замовили занадто пізно, і всі нормальні варіанти вже розібрали.
- Пожаліли грошей на якість і отримали несмачні цукерки з пальмовою олією.
- Завалили оформлення документів, і податкова потім причепилася.
- Забули про алергії або дієти співробітників — вегани і діабетики були в шоці.
- Не продумали доставку і зберігання, і подарунки або запізнилися, або зіпсувалися.
Не наступайте на ці граблі — і все пройде як по маслу.
Замість підсумку: робимо Новий рік смачним і правильним
Закупівля солодких новорічних подарунків оптом — це, звісно, не найпростіше завдання для бухгалтера, але й не кінець світу. Якщо підійти до справи з головою, можна не лише порадувати колег і партнерів, а й закрити всі питання так, що жодна перевірка не підкопається. Уявіть, як здорово буде бачити посмішки співробітників, коли вони отримають свої коробочки з цукерками і мандаринами! Тож, дорогі бухгалтери, не бійтеся цієї передсвяткової метушні. З нашими порадами ви перетворите її на приємну пригоду. Нехай ваш Новий рік буде не лише смачним, а й бухгалтерськи бездоганним! З наступаючим!
Коментарі